24 maja 2018

Polityka Prywatności

 

Polityka prywatności dla klientów biura Łukasz Żak Żak Legal Support Office

 

  1. Dane Administratora Danych Osobowych

Uprzejmie informujemy, że administratorem Pana/Pani danych osobowych jest firma Łukasz Żak Żak Legal Support Office posługująca się numerem NIP 7010197031, zwana dalej  „Biurem” Kontakt ze Spółką w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: kontakt@zakoffice.pl

 

  1. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Aby świadczyć usługi zgodnie z profilem działalności, Biuro przetwarza Pana/Pani dane osobowe — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdzie Pan/Pani wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.

 

W celu dokonania wyceny usługi oraz wykonania usługi przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię,
  • nazwisko
  • numer telefonu
  • adres e-mail
  • numer zlecenia,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy;

 

W celu przesyłania wiadomości  e-mail związanego z wyceną lub wykonaniem usługi przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię
  • nazwisko
  • adres e-mail,
  • numer telefonu

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy.

W celu kontaktu telefonicznego w sprawach związanych z wyceną lub realizacją usługi przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię
  • nazwisko
  • numer telefonu,

 

W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię i nazwisko,
  • firma,
  • adres zamieszkania lub adres siedziby,
  • numer NIP,
  • numer dokumentu księgowego

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa;

 

W calu prowadzenia działań marketingowych i informacyjnych związanych z prowadzą działalnością (np. informacje o szkolenia czy wysyłka newslettera) przetwarzamy takie dane jak:

  • imię i nazwisko,
  • firma,
  • adres e-mail
  • numer telefonu

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, na podstawie zgody wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą.

 

W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru klientów, imię,

  • imię
  • nazwisko
  • firma
  • numer NIP
  • adres zamieszkania lub adres siedziby,
  • numer telefonu
  • adres e-mail,

ponieważ po pierwsze, przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczalności, po drugie, jeżeli zgłosi Pan/Pani np. sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych do celów marketingowych, musimy wiedzieć, wobec kogo nie stosować marketingu bezpośredniego, ponieważ sobie tego nie życzy.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest po pierwsze, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; po drugie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Biura jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO);

 

 

W celu archiwalnym i dowodowym przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • imię i nazwisko
  • firma
  • numer NIP
  • adres zamieszkania lub adres siedziby,
  • numer telefonu
  • adres e-mail,

— na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Biura jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją usług, np. gdy jakiś organ państwowy tego zażąda);

 

 

 

  • Prawo wycofania zgody
  1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili może Pan/Pani tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania.
  2. Jeżeli chciałby/chciałaby Pan/Pani cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy:
  1. Jeżeli przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Pana/Pani dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

 

  1. Wymóg podania danych osobowych
  2. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pana/Pani decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Pana/Pani oczekiwania w zakresie korzystania z usług.
  3. Aby zlecić usługę w serwisie, konieczne jest podanie imienia oraz adresu e-mail — bez tego nie jesteśmy w stanie zawrzeć oraz wykonać umowy.
  4. Aby mógł/mogła Pan/Pani otrzymać fakturę za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym, a zatem imienia i nazwiska lub firmy, adresu zamieszkania lub adresu siedziby, numeru NIP — bez tego nie jesteśmy w stanie prawidłowo wystawić faktury.
  5. Aby móc się skontaktować z Panem/Panią telefonicznie w sprawach związanych z realizacją usługi, konieczne jest podanie numeru telefonu — bez tego nie jesteśmy w stanie nawiązać kontaktu telefonicznego.
  6. Jeżeli życzy sobie Pan/Pani otrzymywać powiadomienia smsem o komunikatach w panelu klienta, konieczne jest podanie numeru telefonu — bez tego nie jesteśmy w stanie przesyłać wiadomości.
  7. Aby mógł/mogła Pan/Pani otrzymywać rabaty na przyszłe usługi, konieczne jest podanie imienia i adresu e-mail — bez tego nie jesteśmy w stanie przesyłać kodów rabatowych.

 

  1. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie. Treść zapytania, która jest przesyłana za pośrednictwem formularza kontaktowego, nie podlega ocenie przez system informatyczny. Proponowana cena usługi w żaden sposób nie jest wynikiem oceny dokonanej przez jakikolwiek system informatyczny.

 

  1. Odbiorcy danych osobowych
  2. Jak większość przedsiębiorców, w swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, przekazujemy Pana/Pani dane osobowe współpracującym z nami prawnikami, firmie księgowej oraz firmie hostingowej.
  3. Oprócz tego, mogą również wystąpić sytuacje, w których np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Pana/Pani dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Dlatego niezmiernie trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby niechcący nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.

 

  • Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
  1. Jak większość przedsiębiorców, korzystamy z różnych popularnych usług i technologii, oferowanych przez takie podmioty, jak Facebook, Microsoft, Google. Firmy te mają siedziby poza Unią Europejską, a zatem w świetle przepisów RODO są traktowane jako państwa trzecie.
  2. RODO wprowadza pewne ograniczenia w przekazywaniu danych osobowych do państw trzecich, ponieważ skoro nie stosuje się tam, co do zasady przepisów europejskich, ochrona danych osobowych obywateli Unii Europejskiej może być niestety niewystarczająca. Dlatego też każdy administrator danych osobowych ma obowiązek ustalić podstawę prawną takiego przekazywania.
  3. Ze swojej strony zapewniamy, że przy korzystaniu z usług i technologii przekazujemy dane osobowe wyłącznie podmiotom ze Stanów Zjednoczonych i wyłącznie takim, które przystąpiły do programu Privacy Shield, na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r. — więcej na ten temat można przeczytać na stronie Komisji Europejskiej dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/eu-us-privacy-shield_pl. Podmioty, które przystąpiły do programu Privacy Shield, gwarantują, że będą przestrzegać wysokich standardów w zakresie ochrony danych osobowych, jakie obowiązują w Unii Europejskiej, dlatego korzystanie z ich usług i oferowanych technologii w procesie przetwarzania danych osobowych jest zgodne z prawem.
  4. W każdej chwili udzielimy Panu/Pani dodatkowych wyjaśnień odnośnie przekazywania danych osobowych, w szczególności, gdy kwestia ta budzi Pana/Pani niepokój.
  5. W każdej chwili przysługuje Panu/Pani prawo do uzyskania kopii danych osobowych przekazanych do państwa trzeciego.

 

  • Okres przetwarzania danych osobowych
  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy Pana/Pani danych osobowych „w nieskończoność”, lecz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Pana/Pani dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
  2. W sytuacji, gdy nie potrzebujemy wykonywać innych operacji na Pana/Pani danych osobowych niż ich przechowywanie, do momentu trwałego usunięcia lub zniszczenia dodatkowo je zabezpieczamy — poprzez pseudonimizację. Pseudonimizacja polega na takim zaszyfrowaniu danych osobowych, czy też zbioru danych osobowych, że bez dodatkowego klucza nie da się ich odczytać, a zatem takie informacje stają się całkowicie bezużyteczne dla osoby nieuprawnionej.
  3. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:
  • trwania umowy — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;
  • 3 lat lub 10 lat + 1 rok — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie);
  • 6 miesięcy — w odniesieniu do danych osobowych, które zostały zebrane przy wycenie usługi, a jednocześnie nie doszło do niezwłocznego zawarcia umowy;
  • 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;
  • do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
  • do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych;
  1. Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdej zawartej umowy wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala nam sprawniej zarządzać tych procesem. Oczywiście, w przypadku skorzystania przez Pana/Panią z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie.
  2. Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że hipotetycznie może Pan/Pani zgłosić roszczenie na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub może Pan/Pani błędnie określić termin przedawnienia swojego roszczenia.

 

  1. Uprawnienia podmiotów danych
  2. Uprzejmie informujemy, że posiada Pan/Pani prawo do:
  • dostępu do swoich danych osobowych;
  • sprostowania danych osobowych;
  • usunięcia danych osobowych;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
  • przenoszenia danych osobowych.
  1. Szanujemy Pana/Pani prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.
  2. Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Panu/Pani ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.
  3. Odnośnie prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Panu/Pani prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych (zostały one wymienione w punkcie III) w związku z Pana/Pani szczególną sytuacją. Musi Pan/Pani jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:
  • istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Pana/Pani interesów, praw i wolności lub
  • istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  1. Ponadto w każdej chwili może Pan/Pani wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.
  2. Swoje uprawnienia może Pan/Pani zrealizować poprzez:
  1. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważa Pan/Pani, że Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pan/Pani wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

  1. Postanowienia końcowe
  2. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
  3. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostanie Pan/Pani powiadomiony/powiadomiona drogą e-mailową.
  4. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.